Voorwaarden.

Wie we zijn en waar dit over gaat

Polly B.V. ("Polly", "wij") is gevestigd aan de Hertstraat 3, 6531 KL Nijmegen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 98691031, btw-nummer NL868601767B01. Polly levert software voor de groothandel in groente en fruit: het lezen en vergelijken van prijslijsten (PriceWatch), het versturen van je eigen prijslijst, en de inrichting en ondersteuning daarbij (samen "de dienst").

Deze voorwaarden gelden voor elk abonnement op Polly. Samen met de bevestiging die je bij het afsluiten ontvangt, vormen ze de afspraken tussen jou ("de klant") en Polly. Je plan, je prijs en je startdag staan in de bevestiging; voor al het andere gelden deze voorwaarden, ook als de bevestiging het korter samenvat.

Alleen voor bedrijven

Polly is alleen voor bedrijven. Je sluit een abonnement af in de uitoefening van je beroep of bedrijf en niet als consument. Je bedrijf is gevestigd in de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte, het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland; voor een bedrijf daarbuiten maken we aparte afspraken. Wie afsluit, verklaart bevoegd te zijn het bedrijf te vertegenwoordigen.

Omdat je als bedrijf afsluit, zijn de informatieplichten van artikel 6:227b lid 1 en 6:227c lid 1 Burgerlijk Wetboek niet van toepassing. We sturen je na het afsluiten wel altijd een bevestiging met deze voorwaarden.

Het abonnement

Je abonnement komt tot stand op het moment dat je het afsluit: bij betalen met kaart of incasso als je betaalgegevens via Stripe zijn bevestigd, bij betalen per overschrijving als je op Start met Polly klikt. Sluit je zelf af via onze website en betaal je per overschrijving, dan komt het tot stand als je het bevestigt via de link in onze mail. Het loopt voor onbepaalde tijd, per kalendermaand.

Startdag. We kiezen samen een startdag, uiterlijk twee weken na het afsluiten, tenzij we samen iets anders afspreken. Spreken we in die twee weken geen dag af, dan is de startdag twee weken na het afsluiten. Lukt het ons niet om de onboarding binnen twee weken te doen, dan laten we je dat tijdig weten, spreken we samen een nieuwe datum af en schuiven we je eerste betaling mee naar die datum. Tijdens de onboarding van twee weken betaal je niet. Je eerste betaling is 14 dagen na het afsluiten.

Opzeggen. Je zegt op per e-mail aan hello@polly.today, wij per e-mail aan het adres waarmee je afsloot. De opzegging gaat in aan het einde van de kalendermaand na de maand waarin je opzegt. Zeg je op 10 maart op, dan loopt het abonnement tot en met 30 april. Zeg je op vóór je startdag, dan eindigt het abonnement direct en betaal je niets.

Prijs en betalen

De prijs van je plan staat in de bevestiging, per maand en exclusief btw. Er is geen prijs per gebruiker.

Founding-prijs. Sluit je uiterlijk 30 november 2026 af, dan geldt de founding-prijs voor de eerste zes maanden vanaf je startdag; daarna de normale prijs van je plan.

Je betaalt maandelijks vooraf, de eerste keer 14 dagen na het afsluiten, met kaart of SEPA-incasso via Stripe, of per overschrijving op een factuur die je elke maand van ons krijgt, binnen 14 dagen. Een teruggeboekte of mislukte betaling blijft verschuldigd. Blijft een betaling na een herinnering openstaan, dan kunnen we de toegang pauzeren tot er betaald is.

Versturen via WhatsApp kost per bericht wat Meta daarvoor rekent. Die kosten rekenen we één op één door, op basis van het werkelijke gebruik. Versturen per e-mail is inbegrepen.

Prijswijzigingen kondigen we minstens 60 dagen vooraf per e-mail aan, en nooit binnen de founding-periode. Ben je het er niet mee eens, dan kun je kosteloos opzeggen tegen de dag waarop de wijziging ingaat.

Gebruik van Polly

Eén abonnement is voor één bedrijf: zijn eigen mensen, leveranciers en klanten. Accounts zijn persoonlijk en blijven binnen je bedrijf. De aanbiedingen, vergelijkingen en exports die je in Polly ziet, zijn voor je eigen handel; je geeft ze niet door aan derden en verwerkt geen prijslijsten voor een ander bedrijf.

Je plan past bij een aantal leveranciersprijslijsten per maand. Zit je daar structureel boven of onder, dan bespreken we samen een ander plan.

Je kopieert Polly niet, doet geen reverse engineering en leest Polly's schermen of koppelingen niet geautomatiseerd uit. Andere software koppelt alleen via integraties die we samen afspreken.

Gebruik je WhatsApp via Polly, dan houd je je aan de regels van Meta en WhatsApp en heb je toestemming van de mensen naar wie je berichten stuurt.

Jouw data

Jij bent eigenaar van de prijslijsten, prijzen, klanten en berichten die je met Polly deelt ("jouw data"). Je geeft Polly het recht jouw data te gebruiken om de dienst aan jou te leveren, en om de dienst te verbeteren met geanonimiseerde gegevens zoals hieronder staat.

Gebruiken we jouw data samen met data van andere klanten, bijvoorbeeld om producten te herkennen of om modellen voor kunstmatige intelligentie te trainen, dan anonimiseren we die eerst. Je geeft Polly opdracht persoonsgegevens vóór zo'n gebruik te anonimiseren; geanonimiseerde gegevens zijn geen persoonsgegevens meer. Jouw berichten, prijzen en afspraken worden nooit herkenbaar zichtbaar voor andere klanten, ook niet via zo'n model.

Polly mag geanonimiseerde, samengevoegde inzichten uit je data gebruiken om Polly te verbeteren. Een gedeeld marktbeeld met de prijzen van andere klanten is er alleen voor wie meedoet. Meedoen is jouw keuze. Deel je je prijzen anoniem, dan zie je de geanonimiseerde prijzen van de andere deelnemers. Deel je niet, dan zie je die van hen ook niet. Zonder jouw keuze wordt er niets gedeeld. Je individuele prijzen en afspraken zijn er nooit in te herkennen.

Jij zorgt ervoor dat je de data die je met Polly deelt, mag delen. Maakt een leverancier bezwaar, dan is dat tussen jou en die leverancier.

Persoonsgegevens

Voor persoonsgegevens in jouw data ben jij verwerkingsverantwoordelijke en is Polly verwerker in de zin van artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit artikel is daarvoor de verwerkersovereenkomst. Het gaat om contactgegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijf en functie) en de inhoud van berichten en prijslijsten, van je medewerkers, leveranciers en klanten. Polly verwerkt ze zolang je abonnement loopt, om de dienst te leveren: prijslijsten ontvangen, lezen, vergelijken en versturen.

Polly verwerkt die gegevens alleen volgens jouw instructies, die in deze voorwaarden staan, tenzij de wet Polly tot iets anders verplicht; dan meldt Polly dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Vindt Polly dat een instructie in strijd is met de AVG, dan zegt Polly dat direct. De mensen bij Polly die de gegevens zien, hebben een geheimhoudingsplicht. Polly neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder een eigen database per klant en versleuteld verkeer.

Polly schakelt deze subverwerkers in: Amazon Web Services (hosting en e-mail, Ierland), Twilio en Meta (WhatsApp), OpenAI en Google (het lezen van prijslijsten) en Resend (het versturen van onze systeemmail, zoals de bevestiging na het afsluiten, met je naam en e-mailadres). Je geeft daarvoor algemene toestemming. Een nieuwe subverwerker melden we minstens 30 dagen vooraf; je kunt daartegen bezwaar maken en zo nodig kosteloos opzeggen. Polly legt elke subverwerker dezelfde plichten op als in dit artikel en blijft tegenover jou aansprakelijk voor hen. Gegevens die buiten de Europese Unie worden verwerkt, vallen onder passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Je betaalgegevens gaan naar onze betaaldienstverlener Stripe. Stripe verwerkt ze als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen privacybeleid; Polly bewaart alleen een verwijzing naar de betaalmethode en de machtiging, nooit het kaart- of rekeningnummer.

Polly helpt je bij verzoeken van betrokkenen, bij de beveiliging (artikel 32 AVG), bij een datalek (artikelen 33 en 34), bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en een voorafgaande raadpleging (artikelen 35 en 36). Polly geeft je de informatie die je nodig hebt om naleving aan te tonen en werkt mee aan een audit door jou of een door jou aangewezen onafhankelijke controleur, na een redelijke aankondiging en hooguit eens per jaar, tenzij er een concrete aanleiding is. Een datalek dat jouw gegevens raakt, melden we zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 48 uur nadat we het ontdekten. Na het einde van het abonnement verwijderen we de gegevens zoals in artikel 10 staat.

De dienst en diensten van derden

We werken Polly voortdurend bij; onderdelen kunnen veranderen. Wezenlijke onderdelen van je plan halen we niet weg zonder je dat vooraf te laten weten.

Polly is afhankelijk van diensten van derden, zoals Amazon Web Services, Meta, Twilio, leveranciers van kunstmatige intelligentie en e-mail- en telecomproviders. Een storing of wijziging bij zo'n dienst is geen tekortkoming van Polly; we houden je op de hoogte en doen wat we kunnen om je aan het werk te houden.

Aansprakelijkheid

Polly leest, vergelijkt en verstuurt. Jij beslist wat je koopt en verkoopt en controleert een prijs voordat je ernaar handelt. Polly is niet aansprakelijk voor handelsbeslissingen.

De aansprakelijkheid van Polly is beperkt tot de vergoeding die je in de drie maanden voor een claim betaalde; indirecte schade, zoals gederfde winst, is uitgesloten. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Polly.

Opschorten en einde

Houdt een van beide partijen zich niet aan deze voorwaarden, dan zegt de ander dat eerst en zoeken we samen een oplossing. Polly schort de toegang alleen op na een schriftelijke waarschuwing, behalve als direct ingrijpen nodig is vanwege misbruik, een veiligheidsrisico of de wet.

Op verzoek krijg je binnen 14 dagen na het einde je leveranciers, producten en alle offers met historie als Excel of CSV, kosteloos. Binnen 30 dagen na het einde verwijderen we je omgeving, na een eventuele export, en bevestigen we dat schriftelijk. Geanonimiseerde gegevens en overzichten die niet meer naar jou te herleiden zijn, blijven deel van Polly.

Vertrouwelijkheid en eigendom

Beide partijen houden de vertrouwelijke informatie van de ander geheim en gebruiken die alleen voor deze samenwerking.

De software, de modellen en de geanonimiseerde overzichten zijn van Polly. Je mag ze gebruiken zolang je abonnement loopt.

Wijzigen van deze voorwaarden

Polly kan deze voorwaarden wijzigen. Een wijziging kondigen we minstens 30 dagen vooraf per e-mail aan. Is een wijziging wezenlijk in je nadeel, dan kun je kosteloos opzeggen tegen de dag waarop ze ingaat. Prijzen wijzigen gaat volgens artikel 4.

Recht, rechter en taal

Op deze voorwaarden en het abonnement is Nederlands recht van toepassing. Geschillen gaan naar de bevoegde rechter van de Rechtbank Gelderland, tenzij de wet anders bepaalt.

Deze voorwaarden bestaan in het Nederlands en het Engels. Bij een verschil tussen beide geldt de Nederlandse tekst.

Contact

Vragen? Mail hello@polly.today of bel +31 6 24 627 450. Polly B.V., Hertstraat 3, 6531 KL Nijmegen.